关于开通贵州省农业视频会议系统的通知

关于开通贵州省

农业视频会议系统的通知

各市（州、地）农业局、畜牧（水产）局、农办、乡企局、农机局，省农委系统各单位：

原省农业厅建设的全省农业视频会议系统已完成1个省级主会场和18个农业、畜牧分会场建设，并于近日通过省级验收，从即日起在省内开通启用。现将有关事宜通知如下：

一、适用范围

农业视频会议系统是新时期农委系统转变政府工作职能，精文简会、节本增效，提高农业行政效率的有效手段，我委及各单位可充分利用农业视频会议的便捷，召开涉及市（州、地）人员参加的视频会议。

二、会场设置

省农业视频会议系统由主会场和分会场组成。主会场设在省农委四楼会议室，分会场设在各市（州、地）农业局、畜牧局视频会议室。视频会议可根据会议组织单位要求由主会场控制分别以单向或双向、全部或单个开通分会场。主会场还可以作为全国视频会议的分会场。

三、会议组织

视频会议的组织部门或单位要负责提前做好会前准备工作，并提前3天告知省农产品质量安全与市场信息管理中心。

四、技术服务。

视频会议的技术服务由农产品质量安全与市场信息管理中心负责协调与调度。召开会议前一天，通知主会场和各分会场技术负责人做好会前设备安装调试、链路运行保障等工作。召开会议前一个小时，打开视频会议系统，测试音频、视频系统、播放会前音乐等。开会时负责MCU及会议期间组播图像切换、字幕、会议音视频监听等。

为保证视频会议系统图像清楚、话音清晰，请各市（州、地）注意做好以下工作：

（一）链路保障。视频会议召开时，应保障系统链路有足够的带宽和设备的稳定。必要时在开会前告知电信公司做好通信息线路质量保障工作。特别要求必须将视频会议终端设备的网络接口与VPN设备直接连接，同时暂时关闭本地局域网及其他应用，以保证网络带宽及数据传输的稳定性。

（二）参数保障。特别强调设备IP地址不能更改，牢记T502的IP地址，避免与其他机器产生IP地址冲突。不要修改设备参数。不允许各终端自己静音。

（三）视频终端操作。要详细了解终端设备的操作流程，做到熟悉、安全使用。

（四）会议召开。会议过程中监测图像和声音，使其保持正常状态，由于各发言单位所调声音有差异，要及时在调音台上作出调整，保持最佳的收听状态。会议过程中如果接收不到图像和声音请及时联系省农委技术人员及时查找原因，并解决问题。

（五）会议结束。及时总结本次会议的收看情况并反馈至省信息中心。

五、注意事项

1、目前省农业厅视频会议系统采取VPN方案。由于受互联网“拥堵”影响，在视频会议过程中会偶尔出现画面“马赛克”和“拖尾”现象。

2、分会场发言时，要控制好本地会场功放设备和扩音设备的音量调节和设置，避免出现设置不当，对会议形成干扰。

3、视频终端由主会场进行静音管理和控制，请不要对本地视频终端进行静音设置，以免影响会议的效果及本地的会议发言。

4、作为单向分会场使用投影仪或电视机收看整个会议，要求灯光相对较暗，当改为双向分会场发言时，为配合其他会场观看本地画面，则要求将灯光打开。

5、在会议召开的整个过程中主会场和双向分会场参会人员应将手机置于关闭或振动状态。参会人员不要随意走动、讲话和吸烟。会议室大门应关闭。

6、发言时，发言人应与麦克风保持恰当的距离，以保证声音清晰。

7、在每次视频会议前要上报本次会议负责人、技术负责人名单、技术负责人电话号码等，以邮件或其它形式报省信息中心。在会议结束1个工作日内反馈会议收视情况。

贵州省农产品质量安全与市场信息管理中心

2009年8月14日