关于印发《贵州省农业委员会 档案管理制度》的通知

黔农办发〔2014〕399号

关于印发《贵州省农业委员会

档案管理制度》的通知

委机关各部门、委属各单位：

    经委领导同意，现将《贵州省农业委员会档案管理制度》印发给你们，请认真贯彻执行。

    附件：贵州省农业委员会档案管理制度

2014年8月15日       

贵州省农业委员会档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《档案法》及有关规定，结合本机关实际，制定本制度。

第二条凡符合《档案法》等有关规定，由省农委及其下属单位或相关机构在公务活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，均应及时整理、立卷归档、规范管理。

第三条省农委档案工作实行统一领导、综合管理、分级负责的原则。委主任对档案工作负总责，分管办公室的委领导分管档案工作，办公室牵头负责档案管理工作。

第四条委机关建立档案室，配备专职档案工作人员，在上级档案管理部门指导和委办公室领导下，承担委机关综合档案管理工作，并指导机关各部门、委属各单位（以下统称“委各部门〈单位〉”）档案管理工作。

第五条委各部门（单位）主要负责人对本部门（单位）档案工作负总责，并明确人员承担档案管理具体工作。

具备条件的委属单位应建立档案室，安排专（兼）职人员承担档案管理工作。

第六条委各部门（单位）应在每年3月31日前，将上年度应归档的档案材料归档后移交到委档案室。建有档案室的委属单位自行管理本单位档案，可以不按年移交档案；确需移交的，根据委办公室的通知移交。

委档案室应在每年6月30日前，完成委各部门（单位）移交的上年度已归档材料的收集、鉴定、整理工作。按照上级档案管理部门的要求，移交档案材料。

本机关及各部门（单位）因机构改革撤并、分立的，应按规定做好档案资料的清理、转接、移交等工作。

个人不得保管应当归档的材料。本机关及委属单位人员因退休、调动等原因离职或长时间外出的，应按规定将本人暂存、借用的应归档材料移交、清退。

第七条委机关及委属各单位建立健全科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，落实档案办公室、档案阅览室、档案库房三分开等制度，确保档案的安全；采用先进技术，逐步实现档案管理的现代化。

第二章档案室及档案工作人员职责

第八条委档案室的主要职责是：

（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，依法管理档案，建立健全档案工作规章制度，逐步实现档案工作管理的规范化、标准化、科学化。

（二）负责制订和落实本机关档案工作计划。

（三）指导委各部门（单位）文件材料的形成、积累、归档工作，定期对兼职档案人员进行业务培训。

（四）接受省档案管理部门对本机关档案工作的监督、指导，完成省档案管理部门安排的各项档案工作任务。

（五）统一管理本机关综合档案，并按照上级档案管理部门规定，负责向省档案馆移交档案。

第九条档案室工作人员的主要职责是：

（一）贯彻执行《档案法》及其《实施办法》、《贵州省档案条例》、《机关档案工作业务建设规范》等有关法律、法规和文件精神，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，努力提高政治思想、科学文化和档案业务水平。

（二）负责草拟本机关文件材料归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

（三）负责做好本机关综合档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用和档案的编研等工作，指导委各部门（单位）档案工作。

第三章档案形成、整理、归档、移交

第十条本机关在公务活动中形成应当归档的文件材料（含微缩胶片、照片、录音、录像、光盘、实物等），由委各部门（单位）档案人员负责积累、归档，组成保管单位件（盒），经部门领导审查后，移交档案室。

第十一条文书档案要求内容真实、系统、准确、完整，能真实反映本本机关公务等各项活动及其过程的。

文件材料必须层次分明，符合其形成规律，审批签署手续完备。文件的正件与附件、印件与底稿、请示与批复、转发文件与原件，不得分开。

第十二条档案材料的相关要求：

（一）文件材料的纸型要求：文书档案统一用纸为A4型纸；同时图纸应折叠为A4规格。

（二）字迹材料一律用黑色碳素墨水书写或电脑打印（限激光打印机），不得用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸记录，字迹必须工整、清晰。

（三）归档文件整理应符合《归档文件整理规则》、《贵州省农业委员会归档文件整理方案》要求。

（四）归档文件材料上的金属物要去掉，装订规范；对破损的文件材料应按裱糊技术托裱；字迹已扩散或褪色的文件材料，应复印并与原件一并归档。

（五）声像档案应用文字标出说明，并标明拍摄活动的题名、编号、时间、事件、摄影者等内容。

（六）归档材料应合理确定保管期限。

第十三条档案归档移交要求：

（一）文书档案归档、移交应符合《贵州省农业委员会机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《贵州省农业委员会档案分类方案》要求，并由委各部门（单位）逐年按时向委档案室移交。

（二）会计档案按照财政部、国家档案局制定的《会计档案管理办法》、《会计档案案卷与格式》由财务处按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务处保管一年，此后应及时向档案室移交。

（三）基建档案应在工程竣工验收的3个月内全部归档，整理后移交档案室统一保管。

（四）声像档案、实物档案，由委各部门（单位）归档，整理后移交档案室统一保管。

第十四条档案移交和接收必须履行移交手续。交接双方根据移交目录清点核对，移交者应将需归档的文件登记造册，一式2份，接收人应按册核实内容、数量、质量合格后，办理交接签收，各存1份备查。

第十五条档案的接收、移出、借阅和销毁，必须严格执行审批制度、保密制度，并认真做好有关记录。

第十六条各种门类载体的档案，按不同要求进行收集、归档、整理、编目，保证档案的齐全、完整、系统、准确、科学。保管期限应划分准确，便于查找利用。

第四章档案利用

第十七条档案室制定档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定档案利用的审批手续。

档案室根据工作需要，编制必要的目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，填写档案的利用效果，积极主动地开展档案的利用，为机关各项工作服务。

第十八条委档案室保管的档案，主要供本机关使用，不对外开放。对外提供利用需经委领导批准或办公室主要负责人同意。控制阅读范围的档案不向个人提供利用。

本机关工作人员因工作需要可到档案室登记后查阅、借阅档案，应遵守保密规定，并限期交回。交回时经档案人员检查验收后，予以登记注销。

外单位查阅档案，需持单位介绍信（注明查阅内容、目的）按规定程序借阅，并办理登记手续；如需摘录档案材料，须经档案人员同意。

查阅、借阅者应负责档案安全并维持原貌，保护档案完整无损，归还时档案工作人员要认真核对。

第五章档案保密

第十九条档案工作人员及相关人员严格执行党和国家的保密规定及档案管理工作制度，增强保密意识，严守工作纪律和保密纪律，自觉维护、保守党和国家秘密。

第二十条档案工作人员应遵守以下要求：

（一）按照《档案库房管理制度》等制度对档案进行安全保管，不得将档案私自借出和带到其他场所。

（二）对借出的档案及时催交、归档，对不符合借阅档案条件人员的借阅要求应予拒绝。

（三）不得私自翻拍、录、复印、摘抄有关档案资料。

（四）不得与其他人私自谈论档案内容。

（五）坚守岗位，进出关好门窗，未经允许不得将档案库房和档案柜钥匙交给他人。

（六）发现有档案泄密或丢损时，应立即向办公室负责人报告，并及时采取有效措施。

（七）按照“涉密不上网，上网不涉密”的原则处理档案材料涉及互联网事宜。

第二十一条涉及档案的其他人员应遵守以下要求：

（一）非档案工作人员未经允许不得擅自进入档案室。

（二）未经审批程序及档案工作人员同意，任何个人不得擅自抄录、摄影和复制档案材料。

（三）查阅有保密要求的档案材料时，档案工作人员必须陪同查阅。

第六章相关规定

第二十二条档案鉴定与销毁工作一般每三年开展一次，由办公室召集有关部门（单位）负责人和档案工作人员组成鉴定工作组进行。经鉴定已无保存价值的档案，由档案室编写销毁清册，提出销毁报告，经鉴定工作组同意并经分管领导批准后，由鉴定组人员监销。

第二十三条档案统计工作每年进行一次，由档案室负责，并报上级档案管理部门。档案统计以原始记录为依据，统计数据应准确可靠。

第二十四条委机关及委属单位人员、涉及档案的相关人员有下列情形之一者，按照《档案法》等有关规定，追究有关部门（单位）、当事人及主管人员的责任：

（一）损坏、丢失、涂改、伪造、出卖档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、转借、公布、销毁档案，造成严重后果的；

（三）不遵守档案保密管理规定，造成涉密档案泄密的；

（四）不按规定归档或者不按期移交档案的，造成档案材料灭失等严重后果的；

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（六）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第二十五条本制度由委办公室负责解释。